También conocida como robótica de software, la RPA permite que la tecnología se encargue de tareas repetitivas en el mundo industrial.

Dentro de las innovaciones que se están realizando en el sector industrial y las tendencias surgiendo en fábricas y empresas de manufactura, destacan la robótica y la inteligencia artificial como elementos clave. Si te desempeñas en plantas de producción, sabes lo valiosa que es la automatización y seguro has escuchado hablar del software RPA. Pero, ¿sabes en qué consiste o lo has implementado?

El RPA es un software para automatizar tareas repetitivas. Con esta tecnología, se pueden crear bots que “observan” procesos y aprenden a replicarlos. Por lo general se utilizan en procedimientos sencillos y cíclicos que no tienen muchos cambios, resultando tediosos para llevar a cabo por humanos. 

El software RPA se divide en dos categorías: la asistida, que es cuando un colaborador está supervisando la automatización y al mismo tiempo puede concentrarse en labores más complejas; y la desasistida, que no requiere que alguien se encuentre observando en el ordenador.

Las tareas que se pueden realizar son muchas: extracción de datos, registro de información, completar formularios, mover archivos…la lista llega a ser extensa. Aunque el término “automatización robótica” da la impresión de trabajar con robots físicos, en realidad se refiere a un software RPA con bots. 

Funcionamiento del software RPA

La automatización robótica utiliza API (código que permite a diferentes aplicaciones comunicarse y compartir información) y UI (interacciones de interfaz de usuario) para emular procesos humanos. El software RPA es el encargado de ejecutar las actividades en sistemas no relacionados. Este último va generando una serie de reglas basadas en el aprendizaje que ha tenido al registrar lo que hace la persona a la que va “sustituir”.

Entre las funciones principales de un software RPA destacan:

  • Códigos para crear scripts de automatización.
  • Integración con diversas aplicaciones.
  • Administración de procesos, que incluye configuración y supervisión.

El software RPA también podrá acceder a información por medio de sistemas heredados, justo al integrarse con otras aplicaciones. Esto es lo que le permite comportarse similar a un humano, con tareas repetitivas que muchas veces consisten en copiar y pegar datos.

¿Imaginas tener un bot que realice un trabajo sin riesgo de errores, con una funcionalidad que no para y con mayor rapidez? Esto es lo que un software RPA puede ofrecer a tu empresa. Es necesario recalcar que la idea no es sustituir a las personas; la meta de la automatización es encargarse de las actividades monótonas, para que el talento humano se dedique a tareas más especializadas.

Pasos para una correcta implementación de software RPA

Para empezar a implementar un software RPA en tu empresa, hay una serie de pasos que debes tomar en cuenta. Una correcta adaptación en el organigrama y con la tecnología que ya se trabaja, será necesaria para lograr la transición con éxito. Un resumen de cómo proceder sería:

  • Identificar las tareas y procesos en los que el software RPA puede marcar una diferencia y optimizar el trabajo.
  • Asignar y empezar a monitorear dichas tareas, con la ayuda de un sistema llamado “gestor de robots”. 
  • Los bots (el software) empiezan a interactuar con las aplicaciones que se usan en la empresa.
  • Los colaboradores monitorean que todo funcione de forma correcta al inicio.

Un software RPA es capaz de causar un impacto positivo prácticamente en todos los sectores: finanzas, salud, telecomunicaciones y lo más importante, manufactura y logística. Cualquier compañía necesita realizar procesos administrativos y tareas repetitivas, es por eso que la automatización es tan relevante hoy en día.

Casos de uso y beneficios del software RPA

Operaciones de ventas, todo tipo de registro de información, comparación de precios, gestión de nóminas, generación de informes e incluso la atención al cliente es algo que puede realizarse con bots. Los softwares RPA también deben cumplir con una serie de características:

  • Seguridad: La encriptación es indispensable para cuidar controles de acceso.
  • Compatibilidad: Siempre será necesario conectar con otras aplicaciones.
  • Adaptación: Tener la posibilidad de agregar más tareas y trabajar con más aplicaciones
  • Usabilidad: Es ideal que no solo los programadores puedan entenderlo.

Un software RPA es complementario a todas las tecnologías que nos ofrece la industria 4.0: big data, inteligencia artificial, machine learning y otras más. Ahora bien, hablando solo de ventajas, se pueden enumerar las siguientes:

1- Ejecutar tareas 24/7: Se menciona como un beneficio, pero es un punto que trae un sin fin de aspectos positivos: optimización de procesos, menores tiempos de entrega, mejor gestión cuando hay una sobrecarga de trabajo, reducir la espera cuando se trata de atención a cliente y como ya se ha mencionado, dará la oportunidad a los colaboradores de brillar en otras áreas.

2- Mejora en clima laboral: Ligado al último aspecto mencionado en el punto anterior, mantener al personal de la empresa motivado y realizando actividades de mayor valor, es perfecto para su satisfacción profesional.

3- Dan resultados y son fáciles de integrar: Un software RPA no supone un gran gasto, no interrumpe a los sistemas que ya existen en la empresa y no requiere a un programador.

4- Reducción de errores: Se siguen reglas específicas que eliminan la posibilidad de fallos, así que nunca habrá inconsistencias con la información.

5- Retorno de inversión a corto plazo: Con costos bastante razonables y la mejora de la rentabilidad, el software RPA no será una inversión que lastime la salud económica de la compañía.

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